陈晓晖:湛庐做好远程办公的秘诀

一家企业只有在管理方法、办公工具乃至文化层面均做好了相应的准备,才能真正克服时间与空间的障碍,让远程办公成为行业可能的常态。

陈晓晖:湛庐做好远程办公的秘诀-出版人杂志官网

虽然足不出户的时间已持续很久,但湛庐文化创始人、总裁陈晓晖仍然感到充实。每天起床后,他和公司的各部门举行会议、阅读书稿、跑步,到了晚上八点,他和公司的另一位创始人韩焱轮番坐在书柜前,以直播的方式陪伴湛庐的读者度过一段充满知识和人情味的时光。

受“新冠”疫情影响,出版人对于远程办公的种种想象已经提前化为现实,最初的兴奋过后,一系列的困惑也随之而来:当工作和生活的界限变得模糊,如何要找到合适的节奏、提高时间管理与信息沟通的效率?宅在家中的时间太长,如何维持情绪的稳定与身心的健康?浮现出的种种问题,让许多出版行业的管理者感到心力憔悴,感慨即便是在通信技术极度发达的当下,远程办公也绝不是一件容易的事情。

陈晓晖却没有这样的感觉。“我们从2月3日起就开始远程办公了。”陈晓晖告诉出版人:“此前我专门跟各个部门调查了一下最近的工作状态,大家的反映都非常好,绝大部分人甚至认为效率比原来还高。”他自诩在远程办公这件事情上,湛庐“确实有一点小心得”,而在他的直播中,他把这个心得归纳为道、法、术三个维度,在他看来,在物理意义上把员工打散是远远不够的,一家企业只有在管理方法、办公工具乃至文化层面均做好了相应的准备,才能真正克服时间与空间的障碍,让远程办公成为行业可能的常态。

这种常态的背后有着怎样的工作方法和管理智慧?湛庐的远程模式能给疫情中焦虑的行业带来怎样的启发?就让我们听听陈晓晖是怎么说的。

《出版人》:在前阵子的直播中,你提出远程办公在关注工具的同时,还要关注企业文化的“道”和管理方式的“法”,请问湛庐分别有怎样的“道”和“法”,对公司远程办公的实践起到了哪些作用?

陈晓晖:这个观点我在跑步的过程中突然想到的。可能对于当下很多公司或者组织来说,现阶段远程办公就是使用一些远程的办公工具,规范一些流程。事实上湛庐在许多年前就在远程办公方面做了很多的尝试,现在来总结:如果做好远程办公,需要以企业文化为道,管理方式为法,远程办公工具为术,三者相辅相成才能真正做好远程办公,实现高效率。

为什么说企业文化为道?远程办公的过程中,大家是不见面的,你没有办法去监控员工在家里的八个小时中干什么,你只能最大限度地唤起大家的自驱力。这就需要企业文化的作用。

在这过程中,湛庐有三种企业文化起到了突出的作用。其一是以人为本。企业和员工的关系,从商业上来讲是雇佣与被雇佣关系,但更高一层来看,双方其实是合作者,为了同样的目标去做同样的事情。所以企业能不能和员工的目标保持一致,能不能时时处处将员工放在重要的位置就很重要。就这次疫情来说,我们在去年12月19日就开始密切关注疫情的各种信息,根据“非典”时期的经验,及时地给员工更多的建议。我们特别希望我们的同事在这样的疫情中能够保护好自己,我相信湛庐的这份希望是每一个员工都能感觉到的。

其二是公开透明。我始终认为将企业的现实状况原原本本地告诉员工,才是团结一致的表现。在复工的前一天,我给大家写了一封信。一个是和大家讲述了一下目前的状态,更重要的是让大家安心:无论疫情发生什么样的变化,哪怕湛庐销售额在未来的半年为零,公司都是有余粮的,不用担心生计的问题。在复工的第3天,我又把我们目前面临的环境,包括我们现在的销售形势和业务形式,印刷工厂等等物流的状态等等,原原本本地跟所有的同事都交待清楚。同时我们也跟大家讲明,在这一次的疫情当中,湛庐没有裁员、减薪的计划,同时我们所有的招聘依然正常进行,希望能给大家以信心。

最后一点,也是最重要的是相互信任。员工信任企业,企业也要信任员工。我们要把员工当作成年人,这也是湛庐推出的非常畅销的一本书《奈飞文化手册》中的核心观点。对于湛庐来讲,我们一直把员工当作成年人,我们对于员工的管理方式不是管小孩的方式,我们相信他们能正确地处理自己的问题。

谈到具体的管理,在远程办公的过程中有两种管理的方式,一种是管时间,一种是管任务。出于对效率的担心,很多管理者是每天规定团队成员要在什么时间完成什么样的动作,而更高阶的管理方式是管理任务。湛庐采取的就是管理任务的方式,而要实现这一点,有两个关键的要点,一是OKR工作法,二是信息的高效流转。

OKR工作法也叫目标与关键成果工作法,它最早来自于英特尔,后来被谷歌、奈飞等这些硅谷的公司大规模地应用。OKR模式的两个关键词就是“目标”与“关键成果”,聚焦公司最重要的事,把关键结果分解为一个个具体的行动和量化的任务,可以让团队齐心协力朝着同一个目标前进。

在湛庐,每个编辑部在每个季度都设定了自己的OKR,不仅和公司的大目标上下对齐,也和协同部门左右对齐。这些目标和KPI无关,只和阶段性的目标相关,这样大家都在明确的目标下,按照自己既定的关键动作完成自己的关键结果。疫情爆发后,因为远程办公,OKR的优势更加显现,大家的工作沟通就是围绕OKR在进行。因为工作的目标是明确的,将总目标分解为各阶段目标,并细化到每日的工作中,尽管物理空间上大家都在四面八方,但是工作重点依然方向明确,目标统一。再加上各类远程线上办公软件的协助,工作始终保持高效。所以整体工作的推进才更为顺畅,部门间的协同也更为紧密。同时,因为这次远程办公,我们把原计划在4月份实施的个人OKR提前到现在推行,帮助大家了解自己的个人工作目标和关键结果。

第二个是信息的流转。在远程办公当中保证信息的及时流转非常重要,如果想要能够保持信息的高效流转,除了一些交流工具之外,背后非常重要的是是否能够形成一整套沟通交流的习惯。湛庐就非常注意信息的流转和这一过程中产生出的创意。去过湛庐办公室的朋友都说不像一个出版公司,更像一个互联网公司,因为在湛庐空间的设计过程中,我们非常重要的考量就是如何进行信息的流转,比如在如何设计动线、如何增加小组的碰撞、如何判断沟通的频次等等领域,我们都有对应的思考和设计。而这些都可以在远程办公中复现。

《出版人》:湛庐也是一家涵盖出版、营销、数字出版等多元业态的复合型企业,不同业务部门在远程办公的过程中分别状况如何?在这个过程中,湛庐总结出了哪些行之有效的方法?

陈晓晖:湛庐一直以来都特别强调信息在公司内部的流动,强调协同在企业中的力量。湛庐不单是国内首批拓展数字化阅读产业领域的出版机构,也是较早就将微信群和钉钉的沟通机制与协同机制引入到工作中的出版机构,早已经完成了线上审批和业务流程系统化的工作。2月3日复工之后的全员居家办公的方式,对湛庐整体的工作推进效率基本没有产生影响。此前我专门跟各个部门调查了一下最近的工作状态,大家的反映都非常好,绝大部分人甚至认为效率比原来还高。

拿出版团队来说,我们按产品线把团队划分为一个个编辑部,每天通过视频、音频会议讨论策划案,讨论项目的推进,与作者、译者沟通,通过钉钉群与编辑部内部,与营销、湛庐阅读以及其他部门都能进行密切沟通,利用群直播的功能向公司全员宣讲最新出版的产品,整体的工作都在有条不紊地进行中。

受疫情影响,湛庐原本敲定许多线下营销方案无法及时实现,为此我们的营销团队在春节假期期间时刻关注疫情的发展情况,快速组织湛庐内部专家以及相关图书的作者和译者,以各自的专长,并结合湛庐出版过的经典图书的内容为预测、防范和科学解读疫情撰写文章,通过内部自媒体矩阵以及外部媒体进行发布。

作为湛庐自有的虚拟/有声阅读服务平台,湛庐阅读App的团队在整个春节期间也是在忙碌中度过。在一周不到的时间内,根据疫情防控的需要,数字阅读团队紧急协调上线近500本电子书产品,内容团队还将以前付费的产品精选出来,免费提供“理性防疫、科学宅家指南”书单专题,教大家用科学和知识增强每个人的终身免疫力。看到假期延长、在家办公的情况,湛庐阅读App的运营团队将原计划15天的春节活动紧急延长到2月底,累计共35天。以上这些活动的策划和实施,湛庐阅读都是在极短的时间内用在家办公、远程协作的方式完成,工作强度、沟通密度比平常还要高。

就具体的工作方式而言,湛庐也有下面这些小技巧。我们的员工每日9点到9点30之间会在钉钉群中签到打卡互相问候,就像之前大家来公司上班刷卡进门后互相之间问声早安。以前的周例会,调整成每天早晨会-晚总结制度,保证团队的方向感和亲密度,感知个体员工的情绪变化和工作状态,及时发现工作中的困难,通过个别的沟通提供有益的帮助,同时能对外部形势和市场变化快速反应,保持团队灵敏性。原有的一些流程和规则也会因时而变,比如远程网络条件的制约,原来的大沟通会就要变成开小会,甚至1V1的会,然后大家用文字在更大范围内同步小会决议。

要把工作进展和成果同步,我们就要借用第三方工具,让项目进度透明化——未开始的工作、在做的工作、已做完的工作分类明确;个人提出的问题有个统一的公布区,团队成员可查看搜索和回答;再比如一些书封、音频、电子资料等公共文件以前都储存在电脑或硬盘里,现在就要用“云存储、云取用”的方式来管理和传递。在远程办公中,你会发现湛庐综合使用了很多的办公远程办公工具,包括我们自有的管理系统,有钉钉、微信、QQ、还有zoom这样的视频会议工具。

总体而言,远程办公考验的是个人自觉性和组织间的沟通能力。公司不同部门之间需要建立长期稳定的沟通合作机制,部门间只需按时间节点通过网络进行多方的信息交流即可,与线下交流仅为形式的       改变,完成效率和效果均无差异。这一点充分证明了,能落地的公司文化、沟通机制和管理办法是应对内外部变化的适应性关键。

《出版人》:着眼未来,远程办公的模式在我们这个行业内是否有更广泛的应用?

陈晓晖:对于出版行业或者更多行业来说,远程办公或许有两种方向可以发展。一种是全职员工有的时候不需要一定来单位,就在家办公,节约通勤时间,较少占用办公场地,降低单位的运营成本。另一种是随时可以招募随需随聘的员工,只保留核心的业务由本单位员工完成,其他专业性强的岗位都可以充分利用社会资源来完成。

疫情期间,出版行业的远程办公主要采取的是第一种模式,但长远来看,我们一直希望湛庐变成一个指数型组织。指数型组织里有很重要的一个特点是有随需随聘的员工。所谓随需随聘,就必然要涉及云办公、远程办公这种方式。在国外,所有的文字编辑都是自由职业者,并不隶属于任何一个出版社,他们一直都是远程办公。我们也希望建立这样一支强大的外编队伍,这支队伍可能分布在全国各地。

为了应对这种趋势,湛庐采用了一系列的方法:我们确立了外编的相关遴选标准,以及合作的流程和编辑规范,通过一本本书的合作,不断优化外编队伍,不断优化外编的流程,建立针对外编的考核机制和分级方案;为了吸引高质量的文字编辑,我们会提供高于市场价格两倍甚至三倍的编加费用;同时我们也利用湛庐阅读App的自身优势,特别录制专门用于外编远程培训的音频内容。

如今湛庐阅读团队已经与几十个行业顶尖的音频团队合作,让近五十位有才能的有声书朗读者在家就能录制、剪辑、制作有声书;技术团队也采用了模块化使用外协开发模式,有效提升了开发效率和质量。相信这些实践会在未来拥有更广阔的发展前景。■

 

杨帆

出版人杂志运营总监

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